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輕鬆應聘好工作:寫一份得體的自薦信

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輕鬆應聘好工作:寫一份得體的自薦信(新浪讀書配圖)輕鬆應聘好工作:寫一份得體的自薦信(新浪讀書配圖)

  在西方,求職信和簡歷一樣重要,在我國,大部分求職者沒有附上求職信的習慣,招聘單位對此也意見不一。以我的經驗來看,求職信雖然不是必需的,但是如果能寫上一封得體的求職信,讓它充當鴻雁,那是最好不過的。當然,如果你寫不好求職信,不如直接以簡歷示人好了,不出彩的求職信不但無益反而有畫蛇添足之嫌。

  求職信與簡歷不是一回事。二者的區別在於:一是作用不同。簡歷是根據事實,將求職者的專長和經歷完整地羅列其中,求職信則是要告訴招聘單位為什麼要考慮你的求職申請;二是語言風格不同。簡歷追求明快利落的印象,而求職信則採用標準的書面語,資訊詳細,要能夠打動招聘方;三是針對的對象不同。簡歷沒有特定的閲讀對象,而求職信則是商業信函,有特定的閲讀對象,應根據所尋求工作的不同為特定的閲讀者量身定做,它可以使你的簡歷在一堆大同小異的簡歷中展現出你的獨到之處,帶有你的私人色彩,比如你的個性和文采等。

  求職信“三步曲”,步步有陷阱

  求職信通常為一頁,有開頭、主題和結尾三部分。

  ◎第一步:開頭

  開頭部分包括稱呼、問候語、你是誰、你如何得知招聘信息,以及你所要應聘的具體職位。

  求職信作為商業信函,稱呼應得體。中文求職信以“尊敬的先生/女士”或“尊敬的招聘官/招聘負責人”最常見。如果你知道收信人的名稱或職位,那也可以更具體,比如“尊敬的王經理”“尊敬的××公司人事部/王經理”等。英文求職信中,稱呼通常加個表示尊敬的“dear”。有些求職者覺得這個稱呼不錯,直譯成 “親愛的”放在中文求職信中,這可不太好,對中國人來說,“親愛的”只能用於親密的人之間,HR被一個素未謀面的人親熱地喚作“親愛的”,不起一身鷄皮疙瘩才怪。

  記住,不要在求職信中出現“冒昧”“打攪”之類的詞,他們的任務就是招聘人才,何來打擾?當然,假如你的目標單位並未公開招聘,這時候用“冒昧”就是一種禮貌。

  稱呼之後要有問候語,此時只要“您好”就足夠了,切不可像朋友寫信一樣,問“近來可好”,這不符合商業信函的風格。

  接下來要介紹你是誰,你是從何處知道該招聘信息的,你要應聘什麼職位。如果你是經人介紹的,要指出介紹人的姓名等,這樣可以使你和招聘單位尤其是招聘人員建立聯繫,假如介紹人的身份地位較高,更能引起招聘人員的注意。不過,在寫介紹人時要注意措辭和語氣,不要一味強調自己與介紹人關係多麼“鐵”,那會讓HR 覺得你有走後門的企圖,從而心生厭煩和抗拒。

  你找的介紹人應該是招聘人員熟悉並且尊重的人物,否則就會適得其反。我曾經遇到一個例子,有位求職者在求職信中大談與本人所在公司某位經理的關係如何如何好,結果他沒有得到面試機會。原因是,這位經理在公司中的口碑極其不佳。

  為了使招聘人員明確求職信的意義和目的,要開宗明義,在求職信開頭寫明你應聘的崗位。不要覺得這太唐突,求職信本就是商業信函,你若是一上來就是大段熱情洋溢、文采激揚的文字,那只能讓緊張工作的招聘經理感到浪費時間,他很可能會把你的材料擱置一邊,甚至扔掉。招聘人員對文字游戲並不感興趣,他所感興趣的是你這個人是否有可能是他們所需要的人才,是不是面試的首選。

  ◎第二步:正文

  這一部分要具備三方面的內容:你對招聘公司的認識和理解,你的綜合能力,你能為公司作出什麼樣的貢獻。

  這部分的行文要力求簡潔到位,可以列舉一個有關公司的較新的重大發展,或是談談自己對公司的獨特見解,讓招聘人員認識到你對該公司頗有認識。但闡述這部分內容的前提是,你必須對該行業、企業有一定的了解,對於該行業、企業的近況和發展都很熟悉。否則一知半解地班門弄斧,會給人輕浮的感覺,寫了還不如不寫。

  介紹你的綜合能力是求職信的核心部分。從這開始,你就要進行自我推銷了。你需要有的放矢地說明你的個人能力和個性如何能滿足公司的要求,要讓招聘方明白為什麼你是最佳人選。注意,求職信中不必事無巨細地羅列教育背景、知識技能、工作經驗等你已經在簡歷中詳細介紹過的內容,只需要針對招聘單位及所應聘崗位,圍繞求職簡歷中的某一兩點進行發揮或引起別人對這幾點的關注。比如突出你在學業、工作中的重大成就,以證明你具備紮實的知識基礎和過硬的業務能力,使招聘經理相信你足以勝任這項工作。

  密密麻麻、大段大段的描述會使招聘經理在閲讀和記憶時缺乏效率,這對你的求職非常不利。因此建議使用點句格式,言簡意賅,只需3~5條即可,結構清晰、重點突出,讓招聘人員從堆積如山的應聘材料中一眼就相中你的材料,並放在“進入面試”的那部分檔案裡。

  強調自己能為公司做出哪些貢獻。

  許多求職者為了表示謙虛,在寫求職信時大書特書自己尚有欠缺,希望能在招聘公司提供的崗位上努力學習,有所收穫。這是一個誤區,因為公司招聘不是為了給社會創造更多就業機會,也不是為了提供再學習的機會,而是為了網羅人才為己所用。因此,沒有必要為了表現謙虛而大談自己的不足,你要做的是表明你可為公司在哪些具體方面作出貢獻。

  ◎第三步:結尾

  在求職信的結尾部分,再次強調你對應聘職位的興趣,表明你非常願意接受面試,向對方表示感謝和祝福,同時別忘了再次詳細告知自己的姓名以及聯繫方式。有人認為聯絡方式在信頭、簡歷等處都已經包括了,沒有必要到處都寫。根據“使用者友好原則”,再次寫清聯絡方式有助於繁忙的招聘經理輕而易舉地找到你的聯繫信息,同時也讓人知道你很善於溝通,善於提供良好服務。

  讓你的求職信活起來

  寫好求職信應該注意以下幾個方面:

  要有個性,不要千篇一律。千篇一律是求職信的大忌。求職信的意義在於量體裁衣,針對不同的企業不同的職位,求職信的側重點要有所不同,讓招聘方覺得你的經歷和素質與招聘職位的要求一致。招聘方需要的不是最好的員工,而是最適合這份工作的人。

  語氣要自然,句子要簡單明了,語言要直截了當,但不能詞條化,句子要生動有力,但不能輕佻。

  要通俗易懂,千萬不要使用生僻詞語和專業術語。因為招聘工作人員不是你這個專業的行家,所以,你不能用太過專業的字眼。否則,一來會使招聘工作人員對自己看不懂的東西失去興趣;二來,未免也有賣弄之嫌。

  要言簡意賅,切忌傳達風馬牛不相及的信息。招聘人員的工作量大,時間寶貴,不可能花太多時間在你冗長的自薦信上,所以,求職信應在重點突出、內容完整的前提下,盡可能簡明扼要,不要陷入無關緊要的說明之中。

  自薦信要具體明確。不要使用模糊、籠統的字眼,多使用實例和數字等具體的說明。如“我設計的生産流水綫為公司年增加利潤300萬元人民幣”就比“我設計的生産流水綫為公司創收頗豐”更有說服力,更能打動人。

  不宜太長,一頁紙足矣。哈佛人力資源研究所曾有過一份經典的測試報告,其中稱一封求職信如果內容超過400個單詞,其效度只有25%,即閲讀者只會留下1/4內容的印象。

  不要有文字上的錯訛。錯字、別字、病句都會讓你的求職信黯然無光。同時,少用簡稱,如“×大”,一來會産生歧義,二來顯得你不嚴謹。

  紙張與簡歷保持一致。不必太過豪華、高檔,但紙質應該良好,表面光滑。

  不要手寫簡歷。除非招聘單位要求,否則不要使用手寫簡歷。

  多從招聘單位的角度出發考慮問題。通過分析用人單位提出的要求,了解他們的需求,然後有針對性地提供自己的背景資料,無疑會達到事半功倍的效果。

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